Телефонний етикет: як правильно відповідати на дзвінки

З появою в житті людей телефонного зв'язку з'явилися і нові правила етикету

Багато хто з нас не любить телефонні розмови. Але що поробиш, якщо робота вимагає саме такого спілкування? Залишається тільки змиритися та навчитися правильно вести такі розмови.

Як відповісти на дзвінок: правила телефонного етикету

Дзвінок може бути неочікуваним, або ж запланованим. В будь-якому випадку варто знати, як на нього відповісти. hubspot.com поділився правилами етикету для тих, хто хоче бути ввічливим не тільки при реальній зустрічі, а і під час розмови телефоном.

Відповідайте на дзвінок протягом трьох гудків

Якщо ваша посада передбачає, що ви завжди повинні бути доступними для тих, хто телефонує, ви повинні бути на зв'язку. Це означає, що ви повинні бути зосередженими та відповідати на дзвінки негайно. 

Якщо ви завжди напоготові і перебуваєте біля телефону — за винятком перерв — це правило має бути досить простим у виконанні. Однак варто відповідати протягом трьох гудків, щоб у вас було достатньо часу, щоб зібратися з думками і підготуватися до розмови. 

Говоріть чітко

Телефонні дзвінки вимагають дуже сильних комунікативних навичок. Людина на іншому кінці дроту може судити про вас лише за вашим голосом, оскільки вона не бачить мови вашого тіла і, сподіваємось, доброї посмішки.

Тож намагайтеся говорити якомога чіткіше. Говоріть без крику. Ви хочете бути почутими і не повторюватися. У випадку поганого мобільного зв'язку або неможливості чути чи бути почутим, негайно попросіть співрозмовника покласти слухавку і передзвоніть.

Використовуйте гучний зв'язок лише за необхідності

Звичайно, гучний зв'язок — це зручно. Адже можна звільнити руки та виконувати декілька завдань паралельно. Однак для іншого абонента це все одно, що намагатися почути один голос крізь натовп таксі на Хрещатику — неможливо і неприємно.

Використовуйте правильну мову

Ключова відмінність між професійними та особистими телефонними розмовами очевидна — мова. Можливо, використання сленгу та лайки в телефонній розмові з друзями є прийнятним, але така мова може призвести до того, що ви втратите робочий контакт на все життя.

Запитайте, перш ніж поставити співрозмовника на утримання або перевести дзвінок

Часто немає нічого більш дратівливого, ніж очікування на утриманні. Після десяти-п'ятнадцяти хвилин очікування на лінії, щоб поговорити з живою людиною, ви нарешті можете пояснити свою проблему. І тут же вас знову переводять в режим очікування, а потім з'єднують з кимось іншим, кому ви повинні знову пояснити всю проблему. Тому не слід ставити людину в таку ситуацію — попередьте її про це та поясніть, для чого це вам потрібно.

Пам'ятайте про гучність

Ви можете бути настільки зосереджені на телефонній розмові, що ледве звертаєте увагу на навколишню обстановку. Але завжди варто бути уважним до гучності і не заважати іншим людям в кімнати.

Якщо ви розмовляєте з людиною, якій потрібно говорити голосніше через поганий зв'язок або поганий слух, просто вийдіть з кімнати.

Раніше ми писали про звички, які варто перейняти для того, щоб стати успішною людиною. В цій справі важко без саморозвитку, тому слід почати змінювати життя вже зараз.