Телефонный этикет: как правильно отвечать на звонки

С появлением в жизни людей телефонной связи появились и новые правила этикета

Многие из нас не любят телефонные разговоры. Но что поделаешь, если работа требует именно такого общения? Остается только примириться и научиться правильно вести такие разговоры.

Как ответить на звонок: правила телефонного этикета

Звонок может быть неожиданным или запланированным. В любом случае следует знать, как на него ответить. hubspot.com поделился правилами этикета для тех, кто хочет быть обходительным не только при реальной встрече, но и во время разговора по телефону.

Ответьте на звонок в течение трех гудков

Если ваша должность предполагает, что вы всегда должны быть доступными для звонков, вы должны быть на связи. Это означает, что вы должны быть сосредоточены и отвечать на звонки немедленно.

Если вы всегда готовы и находитесь у телефона — за исключением перерывов — это правило должно быть достаточно простым в исполнении. Однако следует отвечать в течение трех гудков, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы собраться с мыслями и подготовиться к разговору.

Говорите четко

Телефонные звонки требуют очень мощных коммуникативных навыков. Человек на другом конце провода может судить о вас только по вашему голосу, поскольку он не видит языка вашего тела и, надеемся, доброй улыбки.

Итак, старайтесь говорить как можно четче. Говорите без крика. Вы хотите быть услышанными и не повторяющимися. В случае плохой мобильной связи или невозможности слышать или услышать, немедленно попросите собеседника положить трубку и перезвоните.

Используйте громкую связь только при необходимости

Конечно, громкая связь — это удобно. Можно ведь освободить руки и выполнять несколько задач параллельно. Однако для другого абонента это все равно, что пытаться услышать один голос сквозь толпу такси на Крещатике невозможно и неприятно.

Используйте правильный язык

Ключевое отличие между профессиональными и личными телефонными разговорами очевидно — речь. Возможно, использование сленга и брани в телефонном разговоре с друзьями является приемлемым, но такая речь может привести к тому, что вы потеряете рабочий контакт на всю жизнь.

Спросите, прежде чем поставить собеседника на содержание или перевести вызов

Часто нет ничего более раздражительного, чем ожидание содержания. После десяти-пятнадцати минут ожидания на линии, чтобы поговорить с живым человеком, вы, наконец, можете объяснить свою проблему. И тут же вас снова переводят в режим ожидания, а затем соединяют с кем-то другим, кому вы должны снова объяснить всю проблему. Поэтому не следует ставить человека в такую ситуацию — предупредите об этом и объясните, для чего это вам нужно.

Помните о громкости

Вы можете быть настолько сосредоточены на телефонном разговоре, что с трудом обращаете внимание на окружающую обстановку. Но всегда следует быть внимательным к громкости и не мешать другим людям в комнате.

Если вы разговариваете с человеком, которому нужно говорить громче из-за плохой связи или плохого слуха, просто выйдите из комнаты.

Раньше мы писали о привычках, которые следует перенять для того, чтобы стать успешным человеком. В этом деле трудно без саморазвития, поэтому нужно начать менять жизнь уже сейчас.